Eine neue Mitarbeiterin soll auf die Teamseite. Auf einer Leistungsseite muss ein Absatz geändert werden. Ein neuer Case ist fertig und soll veröffentlicht werden. Eigentlich sind das kleine Aufgaben. Trotzdem beginnt in vielen Unternehmen genau an diesem Punkt eine erstaunlich lange Kette: Jemand schreibt eine Mail an die Agentur, erklärt die Änderung, wartet auf Rückfragen, prüft die Umsetzung und gibt sie frei. Später kommt eine Rechnung. Jeder einzelne Vorgang ist überschaubar. Über ein Jahr verteilt können daraus allerdings viele Stunden, Abstimmungen und Kosten entstehen. Deshalb lohnt es sich, bei einer älteren Website nicht nur auf Hosting und Wartungsvertrag zu schauen. Die interessantere Frage lautet: Was kostet uns diese Website im täglichen Betrieb?
Wann ist eine Website überhaupt veraltet?
Das Alter allein sagt wenig aus. Eine Website kann seit sieben Jahren online sein und ihren Job weiterhin gut machen. Design und Inhalte passen, das System läuft stabil und das eigene Team kann damit arbeiten. Eine deutlich jüngere Website kann dagegen längst zum Problem geworden sein. Relevant wird es, wenn alltägliche Änderungen komplizierter sind, als sie sein müssten. Wenn neue Inhalte fast immer über eine Agentur laufen. Wenn Updates regelmäßig Aufwand verursachen. Wenn sich über Jahre Plugins, Extensions oder individuelle Lösungen angesammelt haben, die kaum noch jemand überblickt. Oder wenn nur noch ein bestimmter Dienstleister wirklich versteht, wie die Website funktioniert. Dann ist weniger das Alter das Problem als die Frage, wie gut sich die Website heute noch betreiben und weiterentwickeln lässt. Wer an diesem Punkt steht, muss deshalb nicht automatisch einen kompletten Relaunch planen. Manchmal reicht es, das technische System zu erneuern und die bestehende Website weitgehend zu erhalten. Genau dafür gibt es unsere Leistung Website modernisieren.
Die sichtbaren Website-Kosten sind meistens leicht zu finden
Hosting, Domain, Wartung und Lizenzen lassen sich schnell zusammenrechnen. Sie stehen auf Rechnungen und tauchen meist irgendwo im Budget auf. Schwieriger wird es bei den Kosten, die über verschiedene Stellen im Unternehmen verteilt sind. Agenturstunden für kleine Änderungen, interne Abstimmung, Wartezeiten, technische Sonderlösungen und der Aufwand, den ein gewachsenes System verursacht, werden selten als eine gemeinsame Zahl betrachtet. Gerade dort steckt aber häufig der interessantere Teil.
Kleine Änderungen werden zu kleinen Aufträgen
Nehmen wir ein Marketingteam, das regelmäßig an der Website arbeitet. Im Laufe eines Monats werden vielleicht ein paar Texte angepasst, neue Mitarbeitende ergänzt, Bilder ausgetauscht, eine Referenz veröffentlicht und eine Landingpage aktualisiert. Wenn das Team solche Inhalte selbst pflegen kann, gehören diese Aufgaben zum normalen Arbeitsalltag. Wenn jede Änderung extern umgesetzt werden muss, entsteht daraus laufend ein neuer Vorgang. Die eigentliche Änderung dauert vielleicht zehn Minuten. Dazu kommen aber Briefing, Rückfragen, Umsetzung, Kontrolle und Veröffentlichung. Bei einer einzelnen Änderung ist das kaum relevant. Wenn dieses Muster zwanzig, vierzig oder hundert Mal im Jahr auftritt, sollte man genauer hinschauen. Die entscheidende Frage lautet deshalb weniger: Wie teuer ist unsere Agentur? Sondern: Für welche Aufgaben brauchen wir sie überhaupt? Mehr dazu beantworten wir auch in der FAQ „Brauche ich nach der Website-Migration noch eine Agentur?“
Auch Warten kostet
Diese Kosten tauchen auf keiner Rechnung auf. Das Marketing möchte am Montag eine neue Kampagnenseite online stellen. Die zuständige Person beim Dienstleister hat am Donnerstag Zeit. Am Freitag geht die Seite live. Vielleicht ist das völlig unproblematisch. Vielleicht wartet in dieser Zeit der Vertrieb. Vielleicht läuft bereits eine Kampagne. Vielleicht wird die Idee wegen des Aufwands sogar ganz verschoben. Gerade für Unternehmen, die regelmäßig neue Leistungen, Stellen, Referenzen oder Inhalte veröffentlichen, ist Geschwindigkeit ein relevanter Teil der Website-Kosten. Wer für jede Anpassung auf externe Kapazitäten angewiesen ist, entscheidet nicht mehr vollständig selbst, wann etwas online geht. Dieser Nachteil lässt sich nicht immer sauber in Euro beziffern. Trotzdem sollte er bei der Bewertung der Website berücksichtigt werden.
Interne Abstimmung ist ebenfalls Arbeitszeit
Auf Kundenseite entsteht häufig mindestens genauso viel Aufwand wie bei der eigentlichen Umsetzung. Jemand muss erklären, was geändert werden soll. Vielleicht werden Screenshots gebaut, Links verschickt, Rückfragen beantwortet und anschließend die Umsetzung kontrolliert. So kann eine kleine Änderung schnell mehrere Personen beschäftigen. Marketing formuliert den Wunsch, die Agentur setzt um, die IT prüft vielleicht noch eine technische Frage und danach geht die Änderung zur Freigabe zurück ins Marketing. Das Problem daran ist nicht, dass Kommunikation stattfindet. Die Frage ist, ob dieser Prozess für eine Aufgabe notwendig ist, die das eigene Team eigentlich selbst erledigen könnte. Ein guter Test ist deshalb, sich zehn typische Änderungen der vergangenen Monate anzusehen: Wie lange hat es vom Wunsch bis zur Veröffentlichung gedauert? Wer war beteiligt? Welche externen Kosten sind entstanden? Und wie viel interne Arbeitszeit hing daran? Das liefert oft ein realistischeres Bild als der Blick auf die jährliche Hostingrechnung.
Technische Altlasten kosten ebenfalls Geld
Eine Website braucht auch nach dem Launch Pflege. Je nach Aufbau müssen Framework, CMS, Datenbank, Schnittstellen, Formulare, Tracking oder Serverumgebung aktualisiert werden. Auch eine neu aufgebaute Website ist deshalb nicht wartungsfrei. Bei älteren Installationen kann der Aufwand mit der Zeit steigen. Über Jahre kommen Erweiterungen hinzu, individuelle Anpassungen werden gebaut und Zuständigkeiten wechseln. Manche Komponenten werden nicht mehr weiterentwickelt, andere können nicht ohne Weiteres aktualisiert werden, weil weitere Funktionen davon abhängen. Dann wird aus einem normalen Update irgendwann ein eigenes Projekt. Das kann bei WordPress passieren, bei TYPO3 und genauso bei anderen Systemen. Der Name des CMS sagt deshalb wenig über die Qualität einer Website aus. Entscheidend ist die konkrete Installation. Die Frage „Ist eine Website nach der Migration wartungsfrei?“ beantworten wir deshalb bewusst mit Nein. Interessanter ist, ob der laufende technische Aufwand wieder überschaubar und planbar wird.
Abhängigkeit kann teuer werden
Ein weiterer Kostenfaktor entsteht, wenn nur noch ein bestimmter Dienstleister den technischen Aufbau versteht. Vielleicht gibt es ein individuelles Plugin, eine eigene Extension, ein speziell entwickeltes Theme oder eine Schnittstelle, zu der kaum Dokumentation existiert. Solange die Zusammenarbeit funktioniert, fällt diese Abhängigkeit wenig auf. Problematisch wird sie, wenn Ansprechpartner wechseln, Preise steigen oder kurzfristig keine Kapazität vorhanden ist. Ein Wechsel des Dienstleisters kann dann plötzlich selbst zum Projekt werden. Deshalb gehört zu einer Bestandsaufnahme auch die Frage, wie gut die Website dokumentiert ist und wie einfach ein anderer Entwickler übernehmen könnte. Bei unserer technischen Website-Modernisierung wird der Quellcode versioniert. Der Betrieb kann anschließend über CONCRETE oder auf einer kundeneigenen Infrastruktur erfolgen.
Was kostet eure Website also wirklich?
Für eine erste Einschätzung würden wir vier Kostenblöcke zusammenrechnen:
| Bereich | Typische Kosten |
|---|---|
| Technischer Betrieb | Hosting, Wartung, Updates, Backups |
| Lizenzen und Erweiterungen | CMS, Plugins, Extensions und externe Dienste |
| Externe Änderungen | Agentur- und Entwicklerstunden |
| Interner Aufwand | Briefing, Abstimmung, Kontrolle und Freigabe |
Dazu kommt ein fünfter Punkt, der sich schlechter berechnen lässt: die verlorene Geschwindigkeit. Inhalte gehen später online, Kampagnen warten oder Ideen werden nicht umgesetzt, weil der Weg auf die Website zu aufwendig ist. Wir würden daraus keinen künstlichen Geldwert errechnen. Relevant ist, ob dieses Muster regelmäßig vorkommt. Für eine erste Rechnung reicht deshalb oft schon: jährliche Wartungs- und Hostingkosten plus Lizenzen plus Agenturstunden für Änderungen plus interne Zeit für Website-Abstimmungen. Diese Zahl kann anschließend den Kosten einer technischen Modernisierung gegenübergestellt werden. Denn eine Migration verursacht einmalig Aufwand. Ein unnötig komplizierter Betrieb verursacht ihn jedes Jahr.
Muss deshalb die komplette Website neu?
Nein. Und genau diese Unterscheidung ist wichtig. Wenn Design, Inhalte und Nutzerführung weiterhin gut funktionieren, gibt es keinen zwingenden Grund, sie allein wegen des technischen Systems neu zu entwickeln. Eine bestehende Website kann erfasst und auf einer neuen technischen Basis rekonstruiert werden. Für WordPress wurde dieser Prozess bereits an vollständigen Websites getestet; bei TYPO3 hängt der Automatisierungsgrad stärker von Version, Datenstruktur und Erweiterungen ab. Damit lassen sich zwei Fragen getrennt beantworten: Funktioniert unsere Website technisch noch gut? Und passt sie inhaltlich und gestalterisch noch zu unserem Unternehmen? Wenn die zweite Frage mit Ja beantwortet wird und das Problem hauptsächlich im Backend liegt, kann eine technische Modernisierung reichen. Design, Texte, Bilder und Seitenstruktur können weitgehend erhalten bleiben. Mehr dazu erklären wir in der FAQ „Muss meine Website nach der technischen Modernisierung anders aussehen?“
Wann ein Relaunch die bessere Entscheidung ist
Anders sieht es aus, wenn die technische Basis nur eines von mehreren Problemen ist. Vielleicht hat sich das Angebot des Unternehmens stark verändert. Nutzer finden wichtige Inhalte schlecht. Die Website ist über Jahre gewachsen und hat keine klare Struktur mehr. Oder das Erscheinungsbild passt nicht mehr zur Marke. Dann wäre eine reine 1:1-Übertragung oft ein unnötiger Zwischenschritt. Man würde eine Website technisch sauber neu aufbauen, die kurze Zeit später ohnehin inhaltlich oder gestalterisch verändert werden müsste. In diesem Fall würden wir zuerst über Website-Konzept und UI/UX sprechen. Wenn Marke oder Positionierung selbst nicht mehr passen, beginnt die Arbeit noch früher. Das ist auch der Grund, warum wir technische Modernisierung und strategischen Relaunch als zwei unterschiedliche Leistungen betrachten. Beim einen kann die bestehende Website weitgehend erhalten bleiben, beim anderen werden Technik, Gestaltung, Inhalte, Positionierung und Nutzerführung gemeinsam überarbeitet.
Was ihr nach einer Modernisierung selbst können solltet
Ein wesentlicher Teil der Wirtschaftlichkeit entsteht erst nach dem Wechsel. Wenn ein Unternehmen regelmäßig Inhalte veröffentlicht, sollte das eigene Team typische redaktionelle Aufgaben ohne Entwickler erledigen können. Je nach Projekt können über das CMS beispielsweise Texte und Bilder, News, Cases, Mitarbeitende, Stellenangebote, Navigation sowie SEO-Titel und Beschreibungen gepflegt werden. Die Website arbeitet dabei mit vorbereiteten Komponenten. Inhalte können verändert und neue Seiten aus vorhandenen Modulen aufgebaut werden, ohne jedes Mal das komplette Layout neu zusammenzustellen. Für neue Funktionen oder vollständig neue Komponententypen bleibt weiterhin Entwicklung nötig. Eine gute Grenze ist ziemlich einfach: Einen Ansprechpartner auszutauschen sollte keine Entwickleraufgabe sein. Eine neue technische Funktion schon. Wie weit die eigene Pflege gehen kann, erklären wir ausführlicher in „Kann ich meine Website nach der Migration selbst bearbeiten?“
Manchmal ist der beste Rat: nichts migrieren
Nicht jede ältere Website muss ersetzt werden. Vielleicht reicht ein Update. Vielleicht lässt sich das vorhandene CMS sinnvoller konfigurieren. Vielleicht entstehen die Probleme hauptsächlich durch einen schlechten redaktionellen Prozess und nicht durch die technische Basis. Deshalb würden wir einen Systemwechsel nicht allein vom Namen des CMS abhängig machen. WordPress ist nicht automatisch das Problem. TYPO3 ist nicht automatisch veraltet. Und eine neue technische Basis ist nicht automatisch die wirtschaftlich bessere Lösung. Entscheidend ist der Vergleich zwischen dem heutigen Aufwand und dem, was sich durch einen Wechsel tatsächlich verändern würde. Das ist aus unserer Sicht auch die sinnvollste Grundlage für eine Investitionsentscheidung: Was kostet der bestehende Betrieb in den kommenden Jahren, und was kostet der Wechsel?
Fünf Fragen, mit denen ihr eure Website selbst prüfen könnt
- Könnt ihr alltägliche Inhalte selbst ändern?
- Könnt ihr neue Seiten aus bestehenden Modulen selbst anlegen?
- Wie häufig braucht ihr für kleine Änderungen eine Agentur?
- Wie viel kostet Wartung und technische Pflege pro Jahr?
- Würdet ihr heute noch einmal dasselbe System in derselben Form aufbauen?
Wenn mehrere Antworten unangenehm ausfallen, heißt das noch nicht, dass ihr einen Relaunch braucht. Es ist aber ein guter Anlass, Technik und laufende Kosten einmal gemeinsam anzusehen.
Wie eine technische Modernisierung abläuft
Wenn ein Wechsel sinnvoll erscheint, steht am Anfang eine Bestandsaufnahme. Dabei werden unter anderem Seiten, Inhalte, Navigation, Medien, wiederkehrende Layouts, Formulare, Funktionen und die bestehende URL-Struktur erfasst. Anschließend lässt sich festlegen, welche Bestandteile übernommen werden und was technisch neu angebunden werden muss. Wenn die Website regelmäßig gepflegt wird, kann ein CMS angebunden werden. Bestehende SEO-Strukturen werden ebenfalls berücksichtigt: Wichtige URLs bleiben nach Möglichkeit erhalten, notwendige Änderungen werden weitergeleitet und nach dem Wechsel werden unter anderem Indexierung, 404-Fehler und Sitemap kontrolliert. Den vollständigen Prozess haben wir auf unserer Leistungsseite Website modernisieren beschrieben.
